Les stratégies de collaboration permettent d’outiller le leader pour répondre aux défis d’un marché qui évoluent chaque jour.
Plus le marché est incertain et instable, plus le travail est difficile à structurer ou à standardiser. Même le travail le plus routinier a des moments occasionnels de surprise et à l’inverse, même le travail le plus innovant, comme le développement d’un nouveau produit, demande des activités routinières telle que la réalisation de tests et d’analyses. Devant cette situation, le directeur des opérations doit trouver des solutions concrètes pour développer la collaboration et la polyvalence de son équipe.
La solution consiste à identifier des moyens simples pour rapidement passer d’une organisation du travail en série à des méthodes plus collaboratives comme les cellules de résolution de problèmes. C’est ce qu’on appelle les stratégies de collaboration.
Un exemple de stratégie de collaboration connu est la bouton d’arrêt employée chez Toyota. Sur une ligne de production, lorsqu’un employé détecte une anomalie, il tire sur une corde qui lui permet d’arrêter la production et de régler le problème.Toyota avait bien compris que l’employé était le premier en contact avec le produit et était en mesure de noter un problème.
Dans les secondes qui suivent le gestionnaire arrive au poste de travail et assiste l’opérateur dans la résolution de problèmes. En quelques minutes seulement, l’opérateur est en mesure de corriger la situation et retourner à sa situation normale.
Attention! Le plus important toutefois consiste à comprendre ce qui N’arrive PAS après que le bouton soit actionné. L’opérateur n’est pas laissé seul. L’opérateur ne trouve pas un raccourci à la solution ou ne met pas seulement une “patch” sur le problème. On retient alors que le bouton d’arrêt lui permet de signaler qu’il a besoin d’aide. Le plus important dans la collaboration, c’est de demander lorsqu’on a besoin d’aide et en tant que leader, c’est de savoir qui a besoin d’aide.
Alors dans votre entreprise, quel est le meilleur chemin pour demander de l’aide?
Le réflexe de plusieurs dirigeants d’entreprises consiste à lier le succès et la survie d’une entreprise aux actifs tangibles de l’entreprise comme les investissements en machines ou en brevets. Plusieurs leaders oublient les actifs intangibles tels que des bonnes stratégies de collaboration. Alors que le calcul de retour sur investissement (ROI) des actifs tangibles est un exercice simple, celui pour calculer le ROI des pratiques de collaboration demeure abstrait. Pourtant ses impacts sont réels sur la capacité d’une entreprise à s’améliorer et à innover.
L’entreprise moderne est en mouvement. La structure traditionnelle où le président désigne avec son équipe de directeurs les prochaines actions est de plus en plus ébranlée. Cette structure engendre de nombreux délais dans la prise de décision et alourdit les processus. Les entreprises cherchent à réduire les efforts pour faciliter le travail à son équipe. Elles visent des échanges fluides, rapides et sans retour en arrière. L’objectif est d’identifier plus rapidement les idées pour implanter des solutions durables.
De bonnes pratiques de gestion influencent plus fréquemment et significativement les entreprises que les décisions liées aux orientations stratégiques de long terme. Le tout est particulièrement plus marquant en ce qui a trait à l’innovation.
Source : https://www150.statcan.gc.ca/n1/pub/18-001-x/18-001-x2019001-fra.htm
Premièrement, il faut comprendre à quoi servent les stratégies de collaboration. Ces stratégies nous permettent d’adapter le travail selon les pressions externes et à résoudre rapidement les problèmes.
La seconde étape consiste à identifier les personnes impliquées dans le processus de travail. Il faut nommer ces personnes: Marie, Paul et Serge. La réalité est que le travail se passe d’une personne à une autre. Il faut créer des initiatives pour que ces personnes se rencontrent, échangent sur leurs habitudes de travail et soient sensibilisés à l’impact de leur travail sur les autres.
La troisième étape consiste à identifier les déclencheurs (les triggers), autrement dit ce qui permet d’identifier une anomalie et les moments de vérification (les checks). Ils peuvent prendre plusieurs formes : des rencontres d’équipe, des outils pour noter les anomalies rencontrées, des outils pour réaliser des contrôles autonomes, des checklists etc.
Sur une ligne de montage, les problèmes sont visibles : la ligne s’est arrêtée, les commandes sont en retard ou le stock s’empile à une certaine étape. Dans le cadre du travail intellectuel, il est difficile de constater qu’une personne à besoin d’aide. Le travail réalisé semble invisible.
Sans méthode de travail défini, les recherches démontrent que l’humain attend trop longtemps avant de demander de l’aide ou signaler un problème ou un irritant. Le leader d’équipe de son côté attend trop longtemps pour être mis au courant. Le tout engendre une suite de délais insurmontables. Une solution consiste à utiliser des outils de gestion visuelle.
Dans votre entreprise, comment pouvez-vous rendre le travail et la collaboration visible?
Le leader souhaite s’impliquer activement auprès de leur équipe. Excellent.
Pourtant, trop rapidement, il est submergé par les problèmes encourues par ses équipes. Pris dans les enjeux du quotidien, il est devient difficile alors de prendre le pas de recul nécessaire pour guider son équipe dans l’atteinte des objectifs stratégiques.
Le travail intellectuel et à distance sont des obstacles à la collaboration. Le leader perd de vue les individus ayant besoin d’aide. Les délais pour poser une question, nommer un problème ou proposer une alternative aux méthodes de travail s’allongent. Résultat, la collaboration dans l’équipe s’effrite et les impacts sur la performance ne sont pas négligeables.
Pour certain, il est difficile de demander de l’aide pour des questions techniques ou pour proposer des améliorations. Pour d’autres, s’ils ne sont pas sollicités pendant une rencontre, ils auront de la difficulté à s’exprimer à voix haute. Le leader doit mettre en place des stratégies de collaboration pour rejoindre ces individus et les inviter à contribuer aux améliorations.
