Les principes fondamentaux de l’amélioration continue

Plus que jamais, les gestionnaires font face à de nombreux défis : pénurie de main-d’œuvre, objectifs de productivité, rétention, satisfaction client, télétravail, respect des normes de qualité… Où donner de la tête? Et si on vous disait qu’il existe une même approche pour surmonter tous ces défis?

 

D’abord, qu’est-ce que l’ « amélioration continue »?

 

C’est une méthodologie qui permet de constamment évoluer et d’améliorer les processus internes en implantant de simples changements. L’objectif est bien sûr de s’améliorer, mais plus précisément d’atteindre des objectifs stratégiques ambitieux, notamment en visant continuellement à augmenter la valeur des produits et/ou services livrés aux clients. L’approche cherche à éliminer, d’une part, le gaspillage et les non-conformités, d’autre part les irritants et les obstacles auxquels les parties prenantes de la chaîne de valeurs (incluant les employés!) font face au quotidien.

 

Peut-être avez-vous déjà entendu parler de Kaizen, de la méthode Lean, Six Sigma, DMAIC, Kata, innovation incrémentale, CI… Différentes approches, mais l’objectif reste le même: s’améliorer!

 

Principe 1 : Donner la parole aux employés (Bottom-Up)

 

Les employés sont les plus proches des problèmes ; ils sont donc les mieux placés pour les identifier et leur trouver des solutions. Leur donner la parole aidera non seulement à optimiser vos processus ; mais également à responsabiliser les employés et simultanément impacter favorablement leur volonté de contribuer à faire changer les choses.

 

Principe 2 : Implanter de petits changements à petits coûts

 

Un des nombreux avantages de l’amélioration continue est que tout se fait en parallèle des activités normales et attendues de l’organisation. Autrement dit, nul besoin d’attendre un changement corporatif, un arrêt de production ou un changement de produit pour implanter une amélioration et avoir des retombées. Il n’est donc pas nécessaire de libérer un budget faramineux pour les différentes initiatives.

 

Principe 3 : L’amélioration peut se mesurer et se répéter

 

Pour être en mesure de conclure qu’un changement a été bénéfique au sein de l’organisation, il faut pouvoir le mesurer. L’amélioration continue permet de quantifier différentes variables, telles que les gains de productivité, les réductions de non-conformités, le niveau de satisfaction des clients, etc. Le fait d’être capable de prouver qu’une idée a généré une retour sur investissement positif peut notamment servir de levier en vue de mobiliser les différentes parties prenantes sur la chaîne de valeur face au désir continu de s’améliorer. Par exemple, chez Boulart, une seule idée d’un employé a permis une réduction des coûts récurrents de 33 000$. Comment? En réduisant le gaspillage de matières premières.

 

Principe 4 : Implanter des outils spécifiques à l’amélioration continue

 

Opter pour une approche d’amélioration continue, c’est aussi choisir de ne pas avoir à réinventer la roue. Il existe une multitude d’outils et d’approches qui assurent le maintien des différentes initiatives, facilitent leur mise en place et permettent d’atteindre l’amélioration souhaitée.

 

On retrouve notamment :

– Kanban : Outil visuel qui envoie un signal visuel en lien avec l’atteinte d’une capacité

– Méthode 5S : Repose sur cinq étapes: Sélectionner, Situer, Scintiller, Standardiser et Suivre. Aujourd’hui, il est pertinent d’appliquer cette méthodologie pour trouver et organiser l’information et les connaissances de notre organisation. Autrement dit, fini les dossiers sur votre bureau d’ordinateur.

– SMED : Méthode qui a pour objectif de réduire le temps de changement d’outils entre deux productions.

– Loi de Little : Principe selon lequel tout travail interrompu en cours de route sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué en continu.

et bien d’autres…

Comment différencier le besoin à l’interne entre la gestion de projets et l’amélioration continue ?

 

Bon point. Il règne en effet une confusion entre les deux approches alors qu’elles peuvent très bien se compléter.

 

D’abord, toute organisation (sans exception!) est composée de processus d’affaires ; qu’on en ait conscience ou non. Un processus est un ensemble d’activités interreliées et séquentielles qui transforment des intrants, en y ajoutant de la valeur, pour produire quelque chose de précis (produit ou service) appelé extrant. Chaque département ou individu contribue à un ou plusieurs processus. Attention! Un processus n’est pas une méthode de calcul ou une procédure.

 

Gestion de projets:

 

La gestion de projets permet de réaliser un plan d’implantation clair et défini. Autrement dit, on connaît le produit (ou résultat) attendu et les étapes pour s’y rendre sont dirigées par le gestionnaire de projets.

 

Amélioration continue:

 

Votre organisation/équipe fait face à des problématiques, des irritants ou encore peine à identifier des opportunités mineures ou majeures pour ses processus. Ces observations découlent d’une tournée de plancher, de Kaizen, d’ateliers de révision de processus, d’échanges avec les employés à la suite de la consultation d’un tableau de bord. Les opportunités d’amélioration potentielles sont variées : réduire les gaspillages, qualité, valeur du produit, climat de travail, mobilisation des employés, productivité, collaboration, etc. Dans le cas de l’amélioration continue, on connaît l’objectif, mais on NE connaît PAS la solution; par conséquent, on reste flexible en termes d’actions ou étapes pour s’y rendre. La démarche d’amélioration continue permet d’appliquer une méthodologie pour identifier les meilleures solutions, obtenir un consensus dans l’équipe et éviter pour de bon que le problème ne revienne.

 

On comprend alors que le lien qui existe entre l’amélioration continue et la gestion de projets, c’est que l’amélioration continue permet d’identifier, avec une approche structurée, des solutions gagnantes et innovantes; tandis que la gestion de projet transpose ensuite ces solutions dans un plan concis dirigé par le chef de projet.

 

L’amélioration continue est accessible à tous. Cette méthodologie peut même servir à viser l’atteinte d’objectifs stratégiques ambitieux. Chez Bambou Space, on croit qu’il est important de retenir que l’amélioration continue n’est pas réservée aux organisations qui sont déjà « en contrôle » ; elle est pour toute organisation qui opère et/ou livre des services, peu importe le niveau de calme ou zizanie à l’interne!