Les avantages de l’amélioration continue en 2022

En 2022, avec une touche d’humour, voici le genre de propos qu’on entend parfois par rapport à l’amélioration continue :

 

  • « Oui, on a fait des projets d’amélioration continue ; on a mis des étiquettes sur nos matières premières. »

 

  • « L’amélioration continue, c’est la méthode 5S c’est ça? Ça sert à nettoyer mon poste de travail. »

 

  • « On a un tableau pour ça, on le remplit à chaque jour mais personne ne le regarde. »

 

  • « On nous parle de gaspillage et qualité tout le temps. »

 

  • « On est une entreprise pionnière en robotisation programmée grâce à l’intelligence artificielle ; on a déjà compris comment éliminer le superflu de nos processus, on n’a pas besoin de l’amélioration continue. »

 

Ça sonne familier ? 

 

L’amélioration continue, c’est tellement plus que ça! 

 

C’est pour clarifier ces incompréhensions que cette semaine, Bambou Space a choisi de vous partager quatre défis organisationnels atteignables grâce à l’amélioration continue. 

 

 

1- Gérer la bonne complexité

 

On opère dans un univers complexe ; sommes-nous en train d’adresser la bonne complexité? Prenons-nous le bon angle? L’amélioration continue contribue à simplifier votre résolution de problèmes grâce à plusieurs principes éprouvés, notamment : 

 

  • Loi de Little (Réduction du WIP) : Lorsque la demande augmente, on pourrait avoir tendance à penser qu’en augmentant le niveau d’entrées dans notre chaîne de valeur, que le niveau de sorties augmenterait proportionnellement, et que cette approche nous permettrait de répondre à la demande croissante. Hélas, ce n’est pas aussi simple que ça. En augmentant le niveau d’entrées, on augmente non seulement le WIP (Work In Progress; Travaux en cours), mais on peut aussi faire face à la création de goulots, bris de machines, manque de matières premières, etc. Résultat = en cherchant à aller plus vite et à produire davantage, on se retrouve plutôt à augmenter les délais de production et/ou de livraison. L’objectif est donc de réduire le WIP et d’obtenir une cadence constante qui ne crée pas d’attente ; et ce, de part et d’autres de la supply chain.

 

  • Traitement du goulot : En ayant recours à l’analyse de nos processus et procédures, il est possible de mettre le doigt sur les goulots et ainsi d’établir un plan pour les éliminer. Résultat ? Plus de fluidité ; signe que l’on a adressé la bonne complexité.

 

2- Faciliter la prise de décisions

 

« Par quoi commencer? Quoi prioriser et quoi mettre de côté? »

 

  • Matrice de décisions « impact/effort » : Matrice deux par deux, en x les efforts, en y l’impact (voir illustration). Pour toutes les idées reçues, on établit la quantité d’effort à déployer en vue d’accomplir l’idée. En deuxième lieu, on anticipe l’envergure de l’impact. L’objectif est donc de prioriser ce qui demande peu d’efforts et aura un grand impact.

Matrice Impact/Effort

  • Analyse des causes fondamentales : Le principal objectif de cet outil est de découvrir la vraie cause d’un problème. Ainsi, cela permet de prendre la décision qui va droit au but et ainsi éviter de tourner en rond ou d’agir comme un pansement sur une plaie. Le plus populaire est le « 5 Pourquoi », qui consiste à se questionner sur le pourquoi une certaine situation crée un problème. Selon la réponse élaborée, on recommence l’exercice avec une autre question pertinente qui commence avec « Pourquoi ». 

 

  • Tournée de plancher (Gemba Walk) : Que veut dire Gemba Walk ? « Là où se trouve la vérité ». Ça veut tout dire, non? Le but est d’aller sur le plancher et de questionner les gens qui y travaillent. L’objectif est de prendre connaissance des différents indicateurs de performance et de questionner les employés pour être en mesure de cibler s’ils possèdent les connaissances requises pour adresser les tâches qui leurs sont demandées, font face à des obstacles, s’ils sont en mesure de les adresser, s’ils surviennent fréquemment, s’ils savent comment et à quel moment remonter un problème, etc.

 

3- Focus sur la vision long terme

 

Pourquoi est-ce réellement important d’avoir un focus sur la vision long terme?

 

Premièrement, en période d’imprévus ou d’incertitude, notamment comme nous vivons face à la pandémie depuis 2020, il peut s’avérer facile de perdre le focus, d’emprunter des chemins imprévus ou de prendre des détours par rapport à nos objectifs. 

 

Deuxièmement, des phénomènes tels que la Grande Démission (aussi surnommée la « Grande remise en question ») renforce l’importance de la vision long terme. Pourquoi? En vue d’améliorer la rétention et ainsi éviter les démissions. Le buzzword en cours: Mobilisation. Comment y arriver? Notamment : 

1- en s’assurant que les employés possèdent les compétences requises pour effectuer les tâches demandées

2- en mettant à leur disposition la possibilité de développement par rapport à leurs aspirations de carrière

3 – en leur apportant le sentiment qu’ils ont un impact au sein de l’organisation et que leur travail fait une différence, même à plus grande échelle. 

 

L’amélioration continue donne une voix aux employés et permet de répondre aux besoins énumérés ci-dessus.

 

  • Mission, valeurs, vision, le « Why » : Comment? En définissant votre mission d’entreprise en vue de donner aux employés le sentiment de faire une différence, de contribuer à une cause plus grande qu’eux-mêmes. Les employés, de plus en plus, cherchent à donner un sens à leur travail. De quelle façon votre entreprise prend part à la création d’un monde meilleur? Quel est le lien avec l’amélioration continue? En clarifiant ou définissant les valeurs et vision de votre organisation, vous obtenez votre ligne directrice, votre repère, le phare dans la tempête. Il devient possible d’imprégner ce « Why » dans tout ce que vous faites, donnant non seulement le sentiment à vos employés de faire une différence, mais vous permettant également de prendre des décisions alignées à l’image de votre organisation, plutôt qu’à tâtons et en démobilisant les troupes.

 

  • Matrice de développement des compétences : L’amélioration continue permet d’identifier les compétences essentielles pour les différentes tâches demandées. Ainsi, il devient clair et aisé de déterminer ce qu’il manque à un employé en vue de pouvoir maîtriser les tâches qui lui sont demandées. Cela permet également d’établir un plan de formation progressif à un employé déjà en poste qui cherche à développer ses compétences en vue d’ajouter des cordes à son arc et/ou d’atteindre un nouveau poste de travail ou pilier au sein de l’organisation.

 

  • Hoshin Kanri : La méthode Hoshin Kanri est une approche qui permet à l’organisation de concentrer tous ses efforts et effectifs dans la réalisation rapide d’un objectif. Le fait d’avoir le focus sur la vision de l’organisation rend réalisable ce genre d’initiative.

 

 

4- Bâtir et renforcer la relation client

 

Dans un monde où tout se vit en accéléré, on arrive de plus en plus à cette conclusion en 2022 : le consommateur est un humain, et ce qu’il recherche fondamentalement (qu’il en ait conscience ou non!), ce sont des expériences humaines, se sentir connectés aux autres. C’est souvent le facteur tranchant lorsqu’un client hésite entre deux solutions, soit la relation avec le fournisseur en question. Plus facile à dire qu’à faire, on vous l’accorde! C’est pourquoi il est primordial de mettre en place des systèmes éprouvés pour atteindre ces objectifs.

 

  • Voix du client (et des employés, clients internes, etc) : Une approche d’amélioration continue met en place des systèmes qui permettent de récolter le feedback et demandes des clients en vue de prioriser l’implantation des suggestions ou des demandes qui reviennent le plus souvent.

 

  • Valeur ajoutée, toujours! C’est le noyau de l’amélioration continue. Le client ne tient pas à ce que son produit change si cela ne lui apporte pas une réelle valeur pour lui. Mais ô combien il sera heureux de constater que ce pour quoi il paye voit sa valeur augmenter au fil du temps.

 

Bambou Space espère que la prochaine fois que vous entendrez parler d’amélioration continue, que vous y associerez autre chose qu’un poste de travail rangé ou des étiquettes plastifiées pour nommer vos tiroirs. L’amélioration continue, c’est un muscle que l’on peut développer, qui permet d’apporter de la valeur aux clients et facilite le quotidien des employés à l’interne, en plus de renforcer leur sentiment d’appartenance et leur mobilisation!