3 janvier 2018 admin

Il y a un singe dans votre bureau. Rendez vos équipes autonomes, une amélioration à la fois

Qu’est-ce qu’un singe? C’est tout ce qui semble atterrir par magie sur votre bureau : on vous a partagé des idées pour améliorer un formulaire, il restait des problèmes à régler suite à une activité de groupe, vous avez fait une tournée dans les équipes et plusieurs employés ont soulevé des idées pour s’améliorer et rapidement, vous êtes submergés.

Nous voulons vous aider à partager ce singe

Impliquer vos équipes. Rendez-les autonomes pour traiter les améliorations au quotidien. Créez-en une habitude. Plutôt que d’attendre les subventions ou les grands projets (achat de nouveaux équipements, développement d’un nouveau produit), habituez vos équipes à initier et à implanter des changements positifs au quotidien.

Comment créer l’habitude de s’améliorer?

Heureusement pour nous, le chercheur BJ Fogg de l’Université de Stanford a étudié comment créer une habitude au courant des dernières années. Il ne s’agit pas de simples réflexions académiques mais bel et bien des conseils pratiques qui permettent à chacun de créer de réels habitudes dont celles de s’améliorer au quotidien.
Le chercheur nous propose trois ingrédients clés pour créer une habitude :

  • Motivation
  • Compétence
  • Déclencheur(Trigger)

Une seule contre-indication : s’il est possible de changer un comportement, il est plus difficile de changer une attitude. Autrement dit, les organisations qui souhaitent s’améliorer devront avant-tout l’inclure à leur vision et leurs valeurs.

Comment ça se traduit dans mon quotidien?

D’abord, la motivation. BJ Fogg nous propose trois autres avenues :

  • Générer du plaisir (ou de la douleur) : Proposer 10 000$ à votre employé s’il trouve une nouvelle idée pour augmenter les ventes est une première avenue pour motiver les troupes. Ces sentiments encouragent des actions dans l’immédiat. Néanmoins, cette première méthode peut s’avérer rapidement dispendieuse ou très peu éthique (si on use de la douleur par exemple).

 

  • Créer de l’espoir (ou de la peur) : Ce mécanisme permet à l’employé d’anticiper quelques choses de bien ou de mauvais. Un exemple simple, lorsqu’on s’inscrit à un site de rencontre on a espoir qu’on pourra rencontrer des personnes intéressantes. Si l’employé propose un changement, il y a l’espoir qu’il pourra voir son environnement s’améliorer.

 

  • Favoriser l’acceptation social (ou le rejet) : À l’époque des réseaux sociaux, c’est ce mécanisme qui nous motive à s’inscrire, à partager du contenu et à consulter nos notifications rapidement. Associer l’amélioration à quelque chose de cool.

 

Puis, les compétences. BJ Fogg nous prévient de ne pas tomber dans le piège des formations. L’employé sera enclin à prendre une habitude, à une seule condition : cela doit demander le minimum d’efforts. Après tout, l’humain est fondamentalement paresseux.. Il propose de chercher davantage comment l’habitude recherchée peut être simplifiée au maximum.

    • Temps : Quel est le temps que vous pouvez accorder à mettre en place des améliorations? Quelles ressources de l’organisation sont moins sollicitées au quotidien?
    • Argent : Quel sont les moyens financiers que vous disposez ? Réfléchissez entre autres aux gains associés à la réduction de pertes de matières premières ou à l’amélioration des processus.
    • Effort physique : Quelles sont les ressources disponibles pour implanter ces changements? Est-ce que les nouveaux employés motivés à se dépasser (ces fameux “millenium”) pourraient s’impliquer davantage dans ce programme?
    • Intelligence : Avez-vous accès à des ressources en R&D, des connexions avec les start-ups et les universités?
    • Écart à la norme : Est-ce que ce comportement fait parti d’une norme de l’entreprise?
    • Routine : Avez-vous adopté des routines avec vos équipes ou dans votre travail quotidien? Est-ce qu’il y a une rencontre qui n’est jamais annulée dans laquelle ce comportement pourrait être inclus?

 

Ici, l’important ce n’est pas d’avoir l’ensemble des compétences. Intéressez-vous à votre équipe ou à vous-mêmes pour identifier laquelle ou lesquelles de ces compétences vous possédez.

Finalement, les déclencheurs. Un exemple de bon déclencheur est lorsqu’on reçoit une notification que nous avons été identifiée dans une photo sur Facebook. Notre réponse est rapide car elle active directement la motivation liée à l’acceptation social.

    • Étincelle : Créer de l’espoir chez les utilisateurs en lien avec le comportement souhaité
    • Facilitateur : Proposer un mécanisme pour simplifier le comportement à poser
    • Signal : à l’image d’un feu de circulation qui nous indique simplement quel comportement adopté, comment pouvez-vous signifier à votre utilisateur qu’il est temps de poser son action.

 

Les déclencheurs sont plus importants que jamais. Tentez de l’introduire à votre quotidien de façon originale, pendant la pause café, 10 minutes à la fin de toutes les réunions d’équipe, etc.

Vous avez désormais la recette pour créer une habitude.

Maintenant, redonnez le singe à votre équipe.

Quelques exemples concrets pour soutenir les améliorations au quotidien :

Comportement souhaité #1 : Nommer une amélioration par semaine pour améliorer son environnement de travail.

  • Motivation : En nommant une amélioration, votre équipe augmente ses chances de gagner un prix à la fête annuelle de l’entreprise (Générer de l’espoir).
  • Compétence : À l’ouverture de l’intranet, on invite les personnes à proposer leurs améliorations (Routine).
  • Déclencheur : Lorsqu’une idée n’a pas été envoyée dans la journée, un smiley déçue apparaît sur votre page d’accueil. Lorsqu’une idée est soumise, un smiley heureux apparaît (Signal).

Comportement souhaité #2 : Inviter les nouveaux employés à prendre en charge une des améliorations proposées.

  • Motivation : Les nouveaux employés souhaitent participer pour démontrer leur engagement envers leur nouvel emploi (Favoriser l’acceptation social).
  • Compétence : Inviter les nouveaux employés volontaires à se réunir une fois par semaine pour traiter de ces améliorations (Effort physique).
  • Déclencheur : Alerte de l’événement dans le calendrier des participants avec café et fruits lors de la rencontre (Étincelle).

Comportement souhaité #3 : Proposer une nouvelle idées de produits ou de services en rupture avec les méthodes actuelles de travail.

  • Motivation : La personne qui aura la meilleure idées pourra se promener avec une cape de super-héros toute la journée (ou tout autre élément distinctif) (Plaisir)
  • Compétence : Introduisez ces challenges pour qu’ils deviennent une norme dans l’organisation. Chaque mois, proposez un challenge pour s’améliorer.
  • Déclencheur : Poser une question sur un challenge précis à vos équipes : ex. comment peut-on réduire le bruit dans les bureaux? (Facilitateur)

Si vous devez vous souvenir d’une seule chose, les motivations et les compétences de chacun sont différents. Créez votre démarche en conséquence. Je vous invite à remplir ce court formulaire (2 minutes max) et une surprise vous attend à la fin (espoir).

 

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