Comment engager les employés dans les démarches d’amélioration continue?

Qu’est-ce que ça veut dire avoir un employé engagé au sein de votre démarche d’amélioration continue? Ça veut dire que l’employé a confiance envers la démarche mise en place par l’organisation, il comprend comment il peut participer sur une base régulière à celle-ci et il pose des actions concrètes pour y contribuer. 

 

Plusieurs facteurs impactent l’intention d’un employé à prendre part ou non à une démarche d’amélioration continue. Dans la vraie vie, il n’est pas rare d’entendre les phrases suivantes: 

“Je suis tannée qu’on me parle de performance.” 

“Je travaille fort, je ne fais pas de gaspillages. ” 

“Qualité? Il n’y a pratiquement jamais d’erreurs lorsqu’on livre quelque chose… on est des professionnels” 

“Standard? Chaque projet est différent, c’est pas possible de mettre des standards.”

“Analyser? On fait toujours des analyses, ce n’est pas nouveau. ”

 

On vous comprend, ces réactions peuvent en décourager plus d’un. Pas de panique! Cet article vous propose de découvrir trois stratégies inédites pour renouveler l’engagement de vos équipes à participer à l’amélioration continue de votre organisation. 

 

Démontrer la valeur de l’amélioration continue 

 

Chez Bambou Space, nous croyons qu’il est primordial de savoir communiquer la valeur des démarches d’amélioration continue de façon simple et concrète. 

 

La valeur = ce qui est important pour un individu, une équipe de travail ou une entreprise. 

 

Les démarches d’amélioration continue sont intéressantes parce qu’elles permettent aux leaders et aux équipes en entreprise d’atteindre plusieurs priorités. C’est comme un levier qui permet de mener à terme vos priorités et de régler des situations problématiques. 

Prochaine étape, il sera important de partager aux employés :

  • Quel est le lien entre l’amélioration continue et nos priorités? 
  • Pourquoi les projets d’amélioration continue sont-ils différents des autres projets?
  • Qu’est-ce que les projets d’amélioration continue ne sont pas ?

 

Les employés ont besoin de comprendre comment l’amélioration continue va nous aider. Et la réponse sera différente d’une entreprise à une autre. Voici des exemples concrets :

 

Contexte  Priorité  Exemple de lien avec l’amélioration continue 
Ville  Mettre en place des initiatives de développements durables – Révision des processus transversaux pour identifier les sources de gaspillages 
Entreprise d’investissements Simplifier le travail pour libérer du temps pour des nouvelles activités – Utilisation du VSM pour comprendre comment l’information circule entre les systèmes informatiques

– Utilisation des outils de gestion visuelle pour comprendre les goulots dans la chaîne opérationnelle

Entreprise manufacturière mature Assurer le maintien des connaissances et la transmission de connaissances Documentation des processus et des procédures de travail en utilisant les principes du 5S Numérique

Formation des nouveaux employés en utilisant la méthode du One-Point Lesson 

 

Pourtant, lors de nos projets chez les clients, nous avons remarqué que les équipes d’amélioration continue avaient l’habitude de parler beaucoup du QUOI.  Autrement dit, qu’est-ce que fait c’est l’amélioration continue et des outils. On parle alors de cartographie des processus, kanban, 5S, Poka-Yoke, Fiche A3… Malheureusement, c’est difficile de créer de l’engagement auprès des équipes en parlant seulement du quoi.

 

À l’inverse, peu d’experts en amélioration continue expliquent bien le POURQUOI c’est important et quels sont les réflexes ou les conséquences si l’approche d’amélioration continue n’est pas utilisée. À vos papiers et à vos crayons! 

 

Trouvez les bons mots et les bonnes images

 

Chez Bambou Space, nous croyons qu’il faut améliorer notre capacité à communiquer et donc, à trouver les bons mots ou les bonnes images pour engager davantage les employés dans la démarche d’amélioration continue. 

 

L’amélioration continue a pris naissance dans le secteur manufacturier et amène avec elle une série d’images qui ont du mal à se traduire dans d’autres secteurs. Avec l’arrivée du télétravail, des outils numériques, il peut sembler encore plus difficile de faire en 2022 la promotion des démarches d’amélioration continue. 

 

Les bons mots ça veut dire :

  • choisir de bons exemples 
  • éviter d’utiliser des mots qui sont sur-utilisés, les buzzwords
  • clarifier des mots qui n’ont pas un sens précis, comme les mots qui viennent d’une autre langue par exemple
  • utiliser des mots qui encouragent le passage à l’action

 

Comme on dit “une image vaut mille mots”, alors qu’elles sont les images aujourd’hui qui circulent pour parler de l’amélioration continue. Est-ce qu’elles ont été renouvelées? Est-ce qu’elles reflètent bien le message que vous voulez véhiculer?

Parce que vous êtes sûrement curieux, voici quelques exemples :

  • Au lieu de parler de “réduire les gaspillages”, pourquoi pas parler de “maximiser la valeur pour les employés et les clients”
  • Au lieu de parler d ‘ “améliorer la performance”, pourquoi ne pas faire la promotion de “faciliter le travail”
  • La prochaine fois que vous utilisez le mot “processus”, assurez-vous que vos auditeurs comprennent la différence entre “processus” et “procédure”. 
  • Le SMED (Single Minute Exchange of Dies) est-il vraiment un outil d’amélioration continue qui a sa place dans le secteur de services

 

Attention! Notre but n’est pas d’édulcorer l’approche mais plutôt de trouver les bons référentiels qui cadre bien avec votre environnement de travail. 

 

Jouer la frime 

 

Au Québec, la frime est la carte qui permet de remplacer n’importe quelle carte de son jeu. C’est souvent le joker. C’est un élément surprise que peu de personnes utilisent. Autrement dit, quelle est l’astuce pour intéresser n’importe qui à l’amélioration continue?

 

La réponse : Assouvir le désir d’apprendre et de développer ses compétences. 

Tous les humains ont le désir de développer des compétences, d’apprendre et de surmonter des obstacles. C’est l’un des besoins innées et nécessaires à la satisfaction au travail. Et je vous entends dire, oui… on connaît la certification green belt, yellow belt et black belt. Tant mieux. Et c’est souvent comme ça qu’on crée l’intérêt pour l’amélioration continue en entreprise.

 

Chez Bambou Space, nous avons poussé notre réflexion plus loin : 

  • Pouvons-nous expérimenter les principes d’amélioration continue plutôt que de les enseigner?
  • Pouvons-nous apprendre en équipe versus de façon individuelle? 
  • Et si c’était plaisant d’apprendre sur l’amélioration continue? 

 

Notre solution : simuler un processus avant et après l’introduction des principes d’amélioration continue. Un exercice d’une journée, en équipe qui laisse personne indifférent et qui démontre bien les avantages de l’amélioration continue! 

 

Curieux? Contactez-nous. Il nous fera plaisir de partager avec vous comment présenter la valeur de l’amélioration continue à vos équipes, de trouver les bons mots et de développer les compétences au sein de votre équipe.