Julie Charron-Latour, PhD

Comment améliorer la collaboration via Zoom ?

Aujourd’hui, la collaboration rime avec rencontres à distance sur Zoom ou sur un autre système de visioconférence.

 

Qu’est-ce que la collaboration?

La collaboration désigne le besoin d’être plusieurs personnes pour réaliser une tâche. Il faut garder en tête que la tâche donnée ne peut pas être réalisée par une seule personne. Le travail collaboratif permet d’augmenter la capacité de traiter de l’information des individus et de combiner les spécialités de plusieurs travailleurs pour résoudre une problématique donnée.

 

Alors, vous êtes sur le point de planifier une rencontre sur Zoom avec vos collègues. STOP! Arrêtez-vous et considérez les 3 étapes suivantes pour vous assurer que votre séance Zoom vous permettra réellement de collaborer.

 

3 étapes pour collaborer avec Zoom

 

1-Collaborer : quand et pourquoi?

 

Première étape, demandez-vous à quoi servira la rencontre. Plus précisément, quelle est LA décision que cette rencontre Zoom vous permettra de prendre en équipe : choisir une solution, identifier les prochaines étapes, améliorer un produit, ….

 

Si vous n’avez aucune décision à prendre avec vos collègues, questionnez-vous. Cherchez-vous vraiment à collaborer avec vos collègues ou souhaitez-vous plutôt DIFFUSER un message? Est-ce que vous allez vraiment prendre en considération leurs commentaires? Gardez en tête qu’il existe plusieurs autres façons de diffuser un message : par courriel, par vidéo, par un fil d’actualité sur son intranet… Vos collègues seront heureux de pouvoir consulter l’information au bon moment dans leur journée. Si par la suite, vous êtes vraiment à la recherche de commentaires pour améliorer le contenu, il est recommandé de réaliser une rencontre.

 

2- Bâtir vos muscles de collaboration 💪

 

Je dis souvent que collaborer s’apparente à une séance de GYM. Vous avez beau lire sur le sujet et étudier la collaboration, vous ne pouvez pas développer vos muscles de collaboration sans les pratiquer. La bonne nouvelle c’est que ça s’apprend et qu’il est tout à fait possible pour tous les employés de les développer. Alors, que faut-il faire pour développer ces fameux muscles?

 

D’abord, il faut s’habituer à travailler avec de nouveaux outils. Il faut accepter de troquer son stylo et ses post-its pour une version numérique. Vous trouverez sur le marché plusieurs outils de tableau blanc, parfois ils sont intégrés à votre outil de visioconférence.

 

Puis, réparez le terrain en prenant les 5-10 premières minutes de votre échange pour faire un réchauffement qui permettra à tous de tester les fonctionnalités de votre tableau blanc.

 

Finalement, employez une approche structurée pour amener votre équipe à prendre une décision. Par exemple, si vous prévoyez faire un brainstorming, réfléchissez avant la séance sur la manière avec laquelle vous pourrez guider étape par étape votre équipe à atteindre un consensus.

 

3- Éviter d’être des fantômes de réunion 👻

 

Est-ce qu’il vous est déjà arrivé de ne pas dire un mot de la rencontre? Si oui, c’est votre devoir de le signaler à votre collègue et de l’inviter à se questionner lui aussi sur la raison de cette rencontre et le besoin de mettre en place des stratégies de collaboration.

 

Si c’est vous qui constatez que certaines personnes n’ont pas dit un mot de la réunion, demandez-vous quels mécanismes vous pouvez mettre en place pour s’assurer que leurs idées ou commentaires soient entendus? Par exemple, pouvez-vous inviter un collègue à bonifier l’idée d’un autre et partager son point de vue? Pouvez-vous nommer un gardien du tour de parole?

 

Une autre solution simple consiste à identifier un espace numérique pour capturer des idées et des problématiques entre les réunions. Le temps ensemble permettra à chacun de présenter ces idées et de bonifier celle des autres tout en laissant un espace de réflexion entre les séances de collaboration.

 

Si vous voulez en savoir plus sur les gains associés à une approche structurée, découvrez-en un exemple ici.