4 preuves que l’amélioration continue favorise la collaboration

On opère dans un univers complexe ; la réalité du milieu de travail est qu’il est rendu incontournable de jongler entre des objectifs stratégiques pointus, un manque de personnel, la fine pointe de la technologie, des experts de domaines très précis, un contexte de pandémie et de télétravail, etc.

 

Le buzzword actuel? Collaboration. 

 

En 2022, il est essentiel d’encourager les employés à collaborer. Mais ça ne s’arrête pas là. Pour y arriver, il faut que l’environnement de travail soit favorable à la collaboration et que les gestionnaires soient en mesure de se tourner vers des initiatives concrètes en mesure de l’encourager.

 

La définition des 4C: 

 

  • Communication : On parle de communication lorsqu’on réfère aux échanges qui facilitent la réalisation de la tâche. 
  • Coordination : Elle repose sur le fait d’assigner les bonnes ressources pour réaliser la tâche, organiser l’agenda, préparer le plan d’action, etc.
  • Coopération : Il est question de collaboration lorsqu’un but commun est partagé et/ou les tâches sont fragmentées pour accomplir le travail final. Exemple : le lait est pris dans plusieurs fermes laitières et est vendu au grand public sans distinction. 
  • Collaboration : La collaboration implique l’interdépendance de plusieurs acteurs pour réaliser une tâche. Le but global NE pourrait PAS être atteint seul.  

 

Chez Bambou Space, nous souhaitons vous démontrer que l’amélioration continue et la collaboration ne font qu’un.

 

Sceptique ? 

 

Voyons voir.

 

Preuve #1: L’amélioration continue repose sur le principe de « donner une voix » aux employés

 

Une communication claire et réfléchie est un élément clé de la collaboration. Il est essentiel que chaque partie prenante travaillant sur un objectif donné soit en mesure de communiquer sa vision, ses besoins, ses enjeux, les obstacles anticipés, etc. Comment faire pour y arriver? Certains aiment débattre leur opinion alors que d’autres transpirent à l’idée de prendre la parole en groupe. Les stratégies de communication sont différentes ; certains préfèrent les discussions orales alors que d’autres préfèrent poser leurs idées à l’écrit. Il est donc essentiel d’implanter différents moyens de communication en vue que ce ne soit pas uniquement les employés qui parlent le plus fort qui émettent leurs opinions.

 

L’amélioration continue repose sur le principe que l’employé est l’expert de son processus ; on cherche donc à lui donner une voix en vue de lui laisser lui-même suggérer des améliorations. Il existe une multitude d’approches et d’outils en vue de collaborer, diversifiant les stratégies de communication. Que ce soit au travers d’un Gemba walk, lors d’un atelier kaizen, via une plateforme intranet ou d’une solution adaptée telle que Bottom Up ; l’amélioration continue permettra à tout le monde de communiquer ses idées et de s’exprimer, qui est un élément clé de la collaboration.

 

Preuve #2 : Les solutions d’amélioration continue proposent de réfléchir différemment à l’organisation du travail

 

Puisqu’on dit que la collaboration implique l’interdépendance de plusieurs acteurs pour réaliser une tâche ; comment faire pour s’assurer que l’on obtient la contribution de tout le monde? Qu’on ne crée pas de goulots de parts et d’autres de la chaîne de valeur ou encore pour comprendre ce qui démobilise nos employés?

 

L’amélioration continue regorge d’outils différents qui favorisent la fluidité entre les différents acteurs en vue de réaliser une tâche : 

 

  • Identification du goulot (Théorie des contraintes) : En ayant recours à l’analyse des processus, il est possible de mettre le doigt sur les goulots et ainsi d’établir un plan pour les éliminer. De cette façon, on s’assure d’éliminer les irritants, les temps d’attente, délais, etc –  et de favoriser la création d’un environnement de travail favorable à la collaboration.
  • Création de cellules de travail performantes : Une cellule de travail est un regroupement stratégique de personnes, de postes de travail de façon à effectuer un transfert unitaire entre chacune de ces étapes. Par cette proximité, les membres de l’équipe sont capables de voir à quel endroit ça bloque (le goulot) et d’équilibrer le travail pour traiter plus de demandes. 
  • Signaux visuels (Kanban) :  Ces signaux servent à indiquer si on a de la capacité. Ainsi, cela permet d’éviter les délais, frustrations, malentendus et pertes d’opportunités diverses – favorisant un climat et environnement de travail propices à la collaboration.

 

Preuve #3 : L’approche d’amélioration continue encourage les débats, la prise de décisions et le consensus

 

D’abord, qu’est-ce qu’un consensus? Un consensus est un accord entre personnes, sans qu’on ait eu besoin de procéder à un vote formel, ce qui évite la résistance au sein du groupe. Par exemple, il peut arriver qu’on ne soit pas d’accord sur la marche à suivre (ou une décision à prendre, etc) lors d’une séance de travail. À l’aide d’outils structurants, on peut arriver à prendre une décision éclairée, qui mène au consensus. Ainsi, tout le monde appuie la décision en sortant de ladite rencontre.

Dans un milieu de travail, il est primordial de trouver des outils ou des solutions en vue d’arriver à un consensus lorsqu’une discussion semble créer une division. 

 

L’amélioration continue propose différents outils, notamment :

 

  • Matrice de décisions « bénéfices/effort » : Matrice deux par deux, en x les efforts, en y les bénéfices. Pour toutes les idées reçues, on établit la quantité d’effort à déployer en vue d’accomplir l’idée. En deuxième lieu, on anticipe l’envergure des bénéfices. L’objectif est donc de prioriser ce qui demande peu d’efforts et aura un grand impact. Ainsi, l’option la plus urgente à déployer devient plus évidente pour tout le monde et permet d’arriver à un consensus de façon objective. 

  • Analyse de causes fondamentales :  Le principal objectif de cet outil est de découvrir la vraie cause d’un problème. Ainsi, cela permet de prendre la décision qui va droit au but, en plus d’arriver à un consensus. Par exemple, la méthode des 5 Pourquoi permet de mettre par écrit et de façon visuelle les causes du problème, ce qui facilite l’atteinte du consensus.

 

Preuve #4 : L’approche d’amélioration continue encourage la vision long terme

 

Une qualité importante d’un collaborateur est d’être en mesure de visualiser le résultat attendu du travail issu de collaboration. Des employés non mobilisés, notamment ceux qui ne sentent pas que leur contribution fait une différence, pourraient avoir tendance à s’en tenir au strict minimum concernant leur contribution, ce qui devient un enjeu pour la collaboration. 

 

L’amélioration continue apporte un focus sur la vision long terme, qui favorise la collaboration. De quelle façon? En clarifiant ou définissant les valeurs et vision de votre organisation, vous obtenez votre ligne directrice, votre repère, le phare dans la tempête. Il devient possible d’imprégner ce « Why » dans tout ce que vous faites, donnant non seulement le sentiment à vos employés de faire une différence, mais vous permettant également de prendre des décisions alignées à l’image de votre organisation, plutôt qu’à tâtons et en démobilisant les troupes.

 

  • Hoshin Kanri:  Outil qui permet de synthétiser cette vision. C’est une méthode qui permet à l’organisation de concentrer tous ses efforts et effectifs dans la réalisation rapide d’un objectif, ce qui facilite la communication, et donc la collaboration.

 

Cela favorise la disposition à collaborer de vos employés, en plus de les mobiliser.

 

Conclusion

 

Bambou Space souhaite vous avoir partagé qu’une approche d’amélioration continue favorise la collaboration de façon intrinsèque, en plus d’atteindre les rendements visés par l’entreprise et de créer une culture organisationnelle qui favorise la mobilisation des employés.