17 January 2018 Bambou Space

Putting out fires: the manager’s reality. 3 tracks of solutions

Le principal défi des entreprises est d’assurer une bonne gestion de leur activité au quotidien afin d’éviter de dépasser les délais, diminuer les coûts et finalement, livrer des produits ou des services de qualité à ses clients. Ce défi est commun aux entreprises autant du secteur financier, hospitalier, manufacturier ou autres. Le gestionnaire terrain est l’un des moteurs pour assurer la fluidité des processus dans les équipes. En fait, pour Toyota, le gestionnaire terrain est LA ressource qui doit être mobilisée au travail pour faciliter la résolution de problèmes [1]. Un gestionnaire à l’écoute aura le pouls exact de ses opérations et pourra prévenir les déraillements.

Malheureusement, le gestionnaire d’équipe est régulièrement la source de mécontentement chez ses employés. Ceux-ci estiment qu’il ne passe pas suffisamment de temps de qualité et consacrent peu de temps à toutes les activités attendues dans son rôle. Du point de vue du gestionnaire, il se sent en continuelle réaction. Il est le cliché du pompier qui éteint les feux : il n’a pas de temps pour développer des outils pour la gestion de la qualité et des risques et il passe la majorité de son temps dans son bureau à répondre à des courriels ou à être en réunion.

Le gestionnaire doit composer avec un sentiment d’injustice auprès de ses employés qui se sentent peu écoutés. L’effet d’une mauvaise gestion aura également un impact sur les clients et globalement, sur la compétitivité de l’entreprise. Comment y remédier et résoudre le problème à la source? Comment redonner du temps aux gestionnaires? Comment s’assurer que ces activités soient à “valeur ajoutée”?

Plusieurs organisations dont le CHU de Québec ont tenté l’expérience et réussi à augmenter de 15% (plus de 6h par semaine) le temps alloué par les chefs d’unité aux activités à valeur ajoutée [2]. Voici trois pistes d’actions pour gagner du temps et bâtir de nouveaux réflexes de gestion :

  • Évaluez vos tâches actuelles comme gestionnaire

 

Combien de temps passez-vous en réunion? à répondre à vos courriels? à faire des tâches administratives et répétitives? Suivant, cette évaluation, composez-vous un agenda standard qui inclut des routines terrains claires notamment des marches sur le terrain (Gemba), la mise à jour d’indicateurs de performance, la révision des priorités dans les équipes et la collecte des opportunités d’amélioration perçues par les employés.

  • Gérez vos interruptions et déléguer vos tâches administratives

 

Combien de fois êtes-vous interrompu dans vos bureau? pour quelles raisons? Suivant cette évaluation, créez des outils pour annoncer votre disponibilité à votre équipe, déterminez des règles de temps pour la gestion de vos courriels et révisez les tâches qui pourraient être déléguées à d’autres membres du personnel de soutien.

  • Améliorez la résolution de problèmes et la communication avec votre équipe

 

Comment apprenez-vous des autres gestionnaires, comment sont partagées les meilleures pratiques et les bons coups dans votre organisation? Suivant cette évaluation, communiquez régulière avec votre équipe sur les améliorations en cours et les pistes de solutions, félicitez les bons coups et informez-vous des meilleurs pratiques de vos pairs.

C’est à votre tour d’essayer! Heureusement, plusieurs outils vous soutiennent dans ce changement c’est le cas de la solution Bottom-Up Solution, une plateforme web qui permet de capturez, d’analyser, de résoudre et de gérer les idées jusqu’à leur implantation. Pour plus d’informations, consultez le site de Bambou Space

[1] Marksberry, P., Joshua Bustle, & Jeff Clevinger. (2011). Problem solving for managers: a mathematical investigation of Toyota’s 8‐step process. Journal of Manufacturing Technology Management, 22(7), 837–852.

[2] CHU de Québec (2015) OxyChef – Optimisation du processus de gestion opérationnelle d’une unité de soins